Prérequis sur Back Office ERP - Immatriculation des Copropriétés
Renseigner et/ ou Mettre à Jour pour chaque copropriété
La création du dossier d’immatriculation impose la déclaration de différents types de données : données de rattachement, d’identification, de procédures, techniques et financières.
Afin de faciliter la saisie de celles-ci, un écran de saisie unique a été créé : Écran abBimma0s1, mot clé IMMAS.
La saisie des données dans cet écran se synchronisera sur les écrans de référence.
Processus général
Nouvel écran de saisie
Ce nouvel écran dont le mot-clé est IMMAS, se compose de 3 onglets faisant appel aux fichiers de base : Parc immobilier, Copropriété et procédures. Seule la partie gauche vous permettra le contrôle et la saisie des données.
Lors de cette première livraison, le programme n’affichera que les copropriétés actives.
Lors de la livraison suivante, cet écran sera directement accessible par l’écran de lancement où un message vous préviendra que la copropriété n’est pas activée.
Saisissez un numéro de copropriété et lancez la recherche (F5).
Les données renseignées sur cet écran mettent à jour les différents champs des fichiers de base concernés.
Vous trouverez ci-dessous, les données nécessaires à la demande d’immatriculation. Ces données sont classées dans l’ordre des onglets présents sur l’écran de saisie.
Les champs grisés correspondent à des champs calculés par le programme.
Onglet Parc Immobilier
| Donnée | Commentaire | Champ Back Office ERP | Web Service | ||||
| Nom de la copropriété | Nom de l’immeuble |
Champ non modifiable dans l’écran IMMAS. Vous devrez aller sur la fiche IMMEUBLE. |
Identification |
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| Adresse principale | Adresse IGN de l’immeuble en fonction des numéros enregistrés au cadastre |
Champ renseigné automatiquement C’est l’adresse de la fiche immeuble qui sera envoyée sauf si les nouveaux champs Adresse IGN sont renseignés. Ce sont alors ces derniers qui le seront (IMMAS – Onglet Parc immobilier ou fiche IMME – onglet Assurances) Une ou plusieurs adresses vous seront proposées par le Web service Attention, le nom des voies est souvent abrégé (bd pour boulevard, al pour allée, ….)
|
Identification | ||||
| Adresses complémentaires |
Champ renseigné automatiquement On insérera les adresses des entrées (sauf la première qui correspond le plus souvent à l’adresse de l’immeuble) sans le nom de celles-ci dès lors qu’il en existe plus d’une sur la copropriété concernée |
Identification | |||||
|
Rappel : concerne les immeubles à usage total ou partiel d’habitation Les lots à usage mixte doivent être inclus dans les locaux à usage d’habitation Le détail des lots de bureaux et commerce n’est pas demandé. Tous les types de lots de stationnement sont concernés |
Champs calculés Nombre total = Total lots – lots fictifs Nombre de lots habitation (ou mixte) = Total des lots ayant les codes usages renseignés dans le paramètre type_habi. Nombre de lots bureaux, commerces = Total des lots ayant les codes usages renseignés dans le paramètre type_prof. Nombre de lots stationnement = Total des lots ayant les codes usages renseignés dans le paramètre type_park. |
Identification | ||||
| Période de construction | Date d’achèvement |
Ou sur fiche principale IMME |
Technique bâti | ||||
| Nombre de bâtiments par valeur d’étiquette | Pour le registre, il s’agit ici du nombre de blocs (notion absente sur Back Office ERP) et non d’entrées ou de bâtiments | Voir la Gestion des étiquettes énergie | Technique bâti | ||||
| Type de chauffage | Chauffage collectif, individuel ou mixte. |
Ou sur fiche principale IMME |
Technique bâti | ||||
| Pour un chauffage collectif ou mixte | Ce chauffage est-il urbain ? |
Ou sur onglet Equipements de la fiche IMME champ Energie chauffage Vous devriez trouver la valeur Urbain dans cette liste. Si valeur différente d’Urbain, on renverra la valeur NON |
Technique bâti | ||||
| Pour un chauffage collectif ou mixte, non urbain | Choix : Bois de chauffage, Gaz naturel, Gaz propane ou Butane, Fioul domestique, Charbon, Électricité, Autre |
Ou sur onglet Equipements de la fiche IMME champ Energie chauffage. Si valeur différente d’Urbain, on renverra la valeur correspondante |
Technique bâti | ||||
| Nombre d’ascenseurs |
Ou sur onglet Equipements de la fiche IMME |
Technique bâti |
Énergie chauffage
Les valeurs présentes chez vous concernant par exemple celles contenues dans la liste sur l’Energie chauffage (ou Energie utilisée) ne sont peut-être pas les mêmes que celles proposées par le registre.
Nous interpréterons vos données et nous insérerons les valeurs manquantes mais il se peut que, suivant le libellé, des doublons apparaissent ou que le libellé ne puisse être reconnu.
Nous vous engageons dès à présent à mettre à jour les dictionnaires concernés.
Adresse IGN
Il peut arriver que le système ne vous propose pas l’adresse IGN soit parce qu’il ne la reconnaît pas soit que la copropriété n’ait pas encore d’adresse.
Dans ce cas, vous allez devoir faire la demande d’immatriculation directement sur le site du registre.
Extrait de la page du registre des copropriétés concernant les parcelles cadastrales :
Mais avant cela, vous devez connaître les identifiants de la parcelle cadastrale.
Ils figurent normalement sur le règlement de copropriété s’il a été publié.
Si vous ne disposez pas de ces données (préfixe, section, parcelle) vous pourrez les trouver sur le site du cadastre
(données gratuites) : http://cadastre.gouv.fr.
- Sauf pour Toulouse et Marseille, le préfixe se renseigne automatiquement.
- La section est composée de 2 lettres maximum (exemple : AY).
- Le n° parcelle est composé d’au maximum 4 chiffres.
Notez ces éléments dans le champ prévu à cet effet (onglet Parc Immobilier), pour mémoire avec éventuellement le préfixe pour les 2 villes citées, la section et la parcelle) .
Une impression écran vous permettra de récupérer l’ensemble de ces informations afin de vous faciliter la saisie sur
le site.
Toutes ces informations se trouvent aussi sur la rubrique Aide du site du registre.
Onglet Copropriété
| Donnée | Commentaire | Champ Back Office ERP | Web Service | ||
| Pièce justificative |
|
Vous allez devoir déposer vos justificatifs dans un répertoire spécifique. |
Rattachement | ||
| Date de début du mandat en cours pour un syndic ou de la mission en cours pour un administrateur provisoire |
Date de début de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l’AG approuvant le mandat du syndic ou Date de début de la mission mentionnée sur l’ordonnance de nomination |
On sélectionnera : soit le mandat le plus récent, soit les dates renseignées dans les champs Mission dans le cas où la case Régime Admin. Provisoire est cochée.
Si nécessaire, vous devrez cliquer sur le bouton Copropriété de cet onglet et, aller sur les mandats pour procéder aux modifications. |
Rattachement | ||
| Date de fin du mandat en cours pour un syndic ou de la mission en cours pour un administrateur provisoire |
Date de fin de mandat mentionnée sur le contrat de syndic ou à défaut sur le procès-verbal de l’AG approuvant le mandat du syndic ou Date de fin de la mission mentionnée sur l’ordonnance de nomination |
Rattachement | |||
| Date du règlement de copropriété |
Allez sur Onglet Copropriété :
OU allez directement dans CPTE, Onglet Divers pour le SIRET Bouton Règlement de copropriété pour la date de règlement. |
Identification | |||
| N° SIRET du syndicat | Champ facultatif si pas d’employé | ||||
| Statut du syndicat | S’agit-il : d’un syndicat principal ou secondaire, d’une résidence-service, d’un syndicat coopératif |
Vous ne pourrez corriger que la notion de principal ou secondaire (correction partielle) Vous devrez cliquer sur le bouton Copropriété et modifier le régime de gestion et autres
ATTENTION : nouveaux paramètres pour définir les codes à sélectionner (resid_serv, sy_coop) |
Identification | ||
| Si syndicat secondaire, n° immatriculation du syndicat principal | Champ facultatif |
S’il est connu, à renseigner dans la fiche IMMEUBLE :
|
Identification | ||
|
Nombre d’ASL auxquelles est rattaché le syndicat |
Allez sur Onglet Copropriété :
OU allez directement dans CPTE puis cliquez sur le bouton « Questionnaire Mutation |
Identification | |||
|
Nombre d’AFUL auxquelles est rattaché le syndicat |
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Nombre d’Unions de syndicats auxquelles est rattaché le syndicat |
|||||
| Premier exercice comptable | L’exercice comptable en cours, pour laquelle l’AG approuvant les comptes n’a pas encore été tenue, est-il le 1er exercice comptable? Lors de la demande d’immatriculation, il est demandé de répondre « Oui » dans les cas suivants : • si la copropriété est dans son premier exercice comptable, et que celui-ci n’est pas achevé ; • ou si le premier exercice comptable est achevé mais que les comptes de ce premier exercice clos n’ont pas encore été approuvés en AG. |
Le champ est renseigné à NON par défaut. A modifier si nécessaire Allez sur Onglet Copropriété :
OU dans l’écran CPTE,
|
Identification | ||
| Présence d'employés | Indiquer si le syndicat de copropriétaires emploie du personnel (gardien ou autres personnels) |
Allez sur Onglet Copropriété : En cas d’erreur, cliquez sur le bouton salariés et saisissez les personnes manquantes
Attention, les valeurs possibles en saisie sont déterminées par un paramètre (lst_fonc) qui précise les codes fonctions à prendre en compte. Si ce paramètre n’était pas accessible, vous pouvez cliquer sur le bouton « Copropriété » et renseigner les employés manquants sans contrôle du paramètre. |
Financier |
Onglet Procédures
| Donnée | Commentaire | Champ Back Office ERP | Web Service |
|
Nature du rattachement demandé |
S’agit-il d’une mission d’administration provisoire ? |
Allez sur l’onglet « Procédures » Puis renseignez ou non la case à cocher suivante ainsi que les dates éventuelles :
OU allez directement dans CPTE puis cliquez sur le bouton « Questionnaire Mutation » |
Rattachement |
|
Arrêtés relatifs au Code de la santé publique en cours |
Deux types de données seront envoyés : La valeur OUI ou NON par procédure Si OUI, les dates de début et éventuellement de fin de toutes les procédures.
Si oui, précisez la date de chaque arrêté ainsi que la date de mainlevée éventuelle |
Allez sur l’onglet « Procédures »
Pour information, il existe parallèlement, 3 cases à cocher du même nom sur la fiche CPTE onglet « Divers »
Si une case est cochée et qu’aucune date n’est renseignée, la valeur envoyée sera NON.
Si des dates sont renseignées, mais que la case n’est pas cochée, la valeur envoyée sera OUI et les dates seront envoyées.
Pour mettre en cohérence les dates et les cases à cocher : Allez sur Onglet Copropriété et cliquez sur le bouton du même nom, puis sur l’onglet divers et cochez éventuellement la case correspondante. Cela aura son utilité sur les états datés. (*) |
Procédures |
| Arrêtés de péril sur les parties communes en cours | Procédures | ||
|
Arrêtés sur les équipements communs en cours |
Procédures | ||
|
Mandat ad hoc |
Si oui : date de l’ordonnance de nomination ainsi que la date de fin de mission indiquée dans l’ordonnance, ou à défaut, porter la date de l'ordonnance de nomination+3 mois |
Allez sur Onglet Procédures
OU Dans l’écran CPTE, cliquez sur le bouton « Questionnaire mutation » |
Procédures |
|
Ordonnance de carence |
Si oui, précisez la date d’ordonnance du président du TGI |
Procédures |
(*) Dans le cas des états datés :
- si la case est cochée sans date, la valeur renvoyée dans l’édition sera OUI,
- si la case n’est pas cochée avec une date de fin, la valeur renvoyée dans l’édition sera NON,
- si la case n’est pas cochée avec une date de début uniquement, la valeur renvoyée dans l’édition sera OUI.
Données financières
Les variables financières seront extraites à partir des annexes SRU de la dernière AG ayant approuvé les comptes (si plusieurs calculs, on prend le plus récent).
Dans un premier temps, on prendra le dernier exercice clos dans la table des exercices comptables.
Il se peut alors qu’il existe un décalage entre l’exercice déclaré et les données financières chargées (issues du dernier exercice clos).
Ce point sera revu en lot 3 pour la mise à jour annuelle.
Données | Commentaire | Champ Back Office ERP | Web Service |
|---|---|---|---|
Date début exercice comptable | Ce champ est obligatoire si la durée de l’exercice n’est pas de 12 mois, et en particulier dans les cas suivants:
Dans les autres cas, ce champ est facultatif | Variable calculée | Financier |
Date de clôture des comptes | Date de clôture de l’exercice concerné par la déclaration | Variable calculée | Financier |
Date AG approuvant les comptes | L’assemblée générale est celle qui a approuvé les comptes de l'exercice clos | Variable calculée | Financier |
Montant des charges courantes | Montant du budget réalisé pour l'exercice clos, approuvé par l’AG Total 1 de l’annexe comptable n° 2 |
Variable calculée de la colonne N de l’annexe 2 ❶ | Financier |
Montant des charges pour travaux et opérations exceptionnelles | Montant réalisé des travaux et opérations exceptionnelles pour l’exercice clos, approuvé par l’AG Total 2 pour l’exercice clos de l’annexe comptable n° 2 |
Variable calculée à partir de la colonne N de l’annexe 2 ❷ | Financier |
Montant des impayés | Montant, après répartition des charges, des créances du syndicat de copropriétaires à l’encontre des copropriétaires sur l’ensemble des sommes exigées au titre de l’exercice comptable clos , approuvé par l’AG Montant ou solde des comptes 450 et 459 figurant dans l’annexe 1 | Variable calculée
On utilisera l’annexe 7 qui donne les soldes débiteurs avec (colonne 3) ou sans (colonne 1) les soldes de charges. Si le paramètre multi_regu = N avec dernier jour de l’exercice pour écritures du solde de charges on lira la colonne 1 (soldes débiteurs - montant identique de l’annexe 1) Si le paramètre multi_regu = N avec date d’AG pour écritures du solde de charges on lira la colonne 3 (soldes débiteurs). Si le paramètre multi_regu = O on lira la colonne 3 (soldes débiteurs). On lira un paramètre spécifique qui sera renseigné uniquement si on doit lire la colonne 1
| Financier |
Nombre de copropriétaires débiteurs | Nombre de copropriétaires débiteurs vis-à-vis du syndicat [de plus 300 €] | Variable calculée
On se servira du montant des impayés précédemment calculés afin de compter les copropriétaires avec des lots actifs et dont le solde est supérieur à 300 €. | Financier |
Montant des dettes fournisseurs | Montant des factures parvenues lors du dernier exercice clos et non réglées, des rémunérations dues au titre du dernier exercice et non versées et des autres dettes du syndicat de copropriétaires Compte 401 et comptes 42 à 44, figurant dans l’annexe 1 | Variable calculée ❹ | Financier |
Montant du fonds de travaux | Montant du fonds de travaux prévu au II de l'article 58 de la loi n°2014-366 du 24 mars 2014 | Variable calculée
On prendra le solde du compte d’appel fonds pour travaux à la fin de l’exercice approuvé par l’AG Avant le 1er janvier 2017, la valeur 0 sera envoyée | Financier |
Pour information :
S’agissant des totaux ❶❷❹, voir copie des annexes 1 et 2 ci-dessous.
Montant des impayés par les copropriétaires pour l’exercice clos :
On utilisera l’annexe 7 qui donne les soldes débiteurs avec (colonne 3) ou sans (colonne 1) les soldes de charges.
- Si le paramètre multi_regu = N avec dernier jour de l’exercice pour écritures du solde de charges on lira la colonne 1 (soldes débiteurs - montant identique de l’annexe 1)
- Si le paramètre multi_regu = N avec date d’AG pour écritures du solde de charges on lira la colonne 3 (soldes débiteurs).
- Si le paramètre multi_regu = O on lira la colonne 3 (soldes débiteurs).
Le paramètre suivant va permettre de sélectionner la bonne colonne :
|
Type |
Code |
Valeur |
Commentaire |
|---|---|---|---|
|
abBimma0n1 |
col_annx_7 |
A renseigner |
Mode de calcul du solde des copropriétaires Si 3 ou NULL : on prend les soldes débiteurs de l'annexe 7 avec les soldes de charges (colonne 3) Si 1 : on prend les soldes débiteurs de l'annexe 7 sans les soldes de charges (colonne 1) |
-
Nb de copropriétaires en impayés
Nombre de copropriétaires débiteurs vis-à-vis du syndicat [de plus 300 €] issu du calcul précédent sur le montant des impayés. - Le montant du fonds pour travaux correspondra au solde du compte lié au type d’appel (1033 …) retenu ayant un type = T (cf. Fonds pour travaux Lot 1).
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